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Controlling mit der Excel-"Familie"

Fast jeder Controller arbeitet mit Excel.  Die Software bietet aber mittlerweile jede Menge Zusatzanwendungen, so genannter „Add-Ins“ wie Excel Power-Query, Power Pivot oder Power View. Wie diese Add-Ins sinnvoll im Controlling eingesetzt werden können, war das Thema des 48. Controlling Forums an der Hochschule Pforzheim am 23. September (www.controlling.biz).

Prof. Dr. Joachim Paul sprach danach mit den Referenten Rainer Pollmann und Peter Rühm.

Sie propagieren doch immer – salopp gesagt – „Excel kann alles“. Nun führen Sie aber einen Workshop durch, der zwar in der Microsoft-Welt verbleibt, aber doch über die Add-Ins geht. Also kann Excel selbst doch nicht alles?

Rainer Pollmann: Excel kann ja auch alles. Als Anwender sollte man sich bei seinem Tun aber immer die Frage nach der Effizienz und Effektivität stellen. Und einige dieser neuen Add-Ins bieten einen sehr hohen Anwendungskomfort an und sind damit sehr effizient. Controller können sich bei deren Einsatz dann wirklich auf die Analyse konzentrieren und nicht auf das "Datenschaufeln".

Power Pivot, Power Query, Power Maps,  Power View – der Außenstehende ist bei diesen vielen Angeboten schon verwirrt. Was ist der Unterschied zwischen diesen Programmen? Und was bietet z.B. Power Pivot, was die Pivot Funktion nicht bietet?

Rainer Pollmann: Power Pivot lässt vermuten, dass man erweiterte Funktionen für die Pivot-Tabelle erhält, was jedoch nicht die Oberfläche betrifft. Vielmehr gibt es die Möglichkeit mehrere völlig heterogene Datenquellen zu nutzen und zu verbinden. Entscheidender Unterschied sind aber die DAX-und die Cube-Funktionen sowie die Sprache "R", mit deren Hilfe OLAP-Cubes als Datenquelle genutzt werden können.

Power Query ist ein sog. Data-Explorer, mit dessen Hilfe verschiedenste Datenquellen genutzt werden können, um ein gemeinsames Datenmodell zu erschaffen. Dabei gibt es erstaunliche Möglichkeiten, Daten in ihrer Struktur zu verändern, so dass das übliche Nachbearbeiten von Datenimporten nun wirklich auf Knopfdruck möglich ist.

Power View stellt diese Daten wiederum in gut visualisierten Reports und dynamischen Management-Cockpits zusammen. Ein wenig Ähnlichkeit hat dies rein funktional mit dem Gruppieren bzw. Konsolidieren, das Design und die Bedienung ist jedoch um einiges moderner.

Power Maps kann regionale Daten in Form von Säulen und anderen Diagrammtypen interaktiv darstellen und eignet sich dabei nicht nur für Geo-Daten, sondern auch für eine einfache räumliche Zuordnung regionaler Informationen.

Im Markt herrscht kein Mangel an BI-Systemen – Bissantz, pmOne, Corporate Planner, um nur einige zu nennen. Und natürlich SAP mit den entsprechenden Modulen. Sind diese nun alle überflüssig, wo auch Microsoft in diese Richtung geht?

Peter Rühm: Nein, selbstverständlich nicht. Zum einen stellt die Vielfalt am Markt sicher, dass die Produkte ständig weiterentwickelt werden. Zum anderen ist der Microsoft-Ansatz besonders für diejenigen interessant, die alles in der Microsoft-Welt lösen möchten. Der Weg vom SQL-Server zur Datenhaltung bis zum Report ist hier innerhalb einer Welt besonders elegant und ohne große Systembrüche möglich. Transparenz und Flexibilität der Reports sowie die Möglichkeit der eigenständigen Modifikation sehen wir hier als großen Vorteil an.

Um die Komplexität noch etwas zu steigern – auch MS selbst bietet außerhalb der Excel-Suite noch ein BI-Tool an: Power BI. Wie passt dies in die Landschaft?

Peter Rühm: POWER BI ist sozusagen ein Stand-Alone-Tool, das viele der Möglichkeiten der oben genannten Tools unter einer Oberfläche zusammenfasst. Es stellt in dieser Form dann die Schnittstelle zum Berichtsempfänger dar, der die Informationen dann interaktiv präsentiert bekommt und mit den Daten „spielen“ kann. Allerdings ohne Excel. Ziel von Microsoft scheint es zu sein, das Reporting via Power BI webbasiert für die unterschiedlichsten Plattformen anzubieten.

Klar, es kommt immer darauf an… gleichwohl die Frage: wie lange benötigt ein halbwegs versierter Excel-User, um mit den Excel Add-Ins professionell arbeiten zu können?

Rainer Pollmann: Wenn wir davon ausgehen, dass ein Anwender bereits mit einer Pivot-Tabelle gearbeitet hat und er zum Start eine Anleitung erhält, dann benötigt er ca. 1 Personentag zur Einarbeitung. Eben so viel benötigt ein Anwender für die Einarbeitung von Power Query, wenn er sich zuvor bereits mit dem Datenimport beschäftig hat.

80% - so eine öfters kolportierte Faustregel – der Zeit beim Aufbau eines Reporting-Systems wird gebraucht zur Abstimmung zwischen Vorsystemen und Controlling Datenbank. Dies liegt an der Heterogenität der Vorsysteme. An diesem Grundproblem ändern auch die modernsten Tools nichts?

Peter Rühm: So ist es. Garbage in, Garbage out gilt auch für die neuen Microsoft Tools. Unserer Meinung nach sollte jedoch auch mehr Aufwand für die Abstimmung des Reportings auf die Reportempfänger betrieben werden. Viele Reports liefern Informationen, die nicht entscheidungsrelevant sind.

Vielen Dank für dieses Gespräch!